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こうして出逢ったのも、何かのご縁。
飲み会の幹事をする人に伝えたい３つのことと、活用すべきサービス３選。
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飲み会の幹事って大変ですよね。
メンバーの出欠確認からお店選び、当日の集合時間と場所の設定…。
僕はこれまで飲み会の幹事をしたことがほとんどありませんでした。
面白そうだなと、所属するコミュニティで飲み会を1度開催したところ、飲み会担当となってしまい、昨年だけで4回飲み会を開催しました。
今回は飲み会幹事の苦労と、これから幹事をする人に向けて気をつけることなどを紹介していきます。
飲み会の幹事は大変！その理由と対策
物好きでなければ、飲み会の幹事という役回りはあまりおすすめしません。
なぜ幹事を進めないのか。
そのポイントは3つあります。
- 出欠確認で返事が遅い人にも気を遣う。
- 人数が多いとお店選びも一苦労。
- 当日の集合確認とキャンセルの気苦労。
出欠確認で苦労。返事が遅い人には遠慮なく伝える。
日時を決めてから出欠確認。
出欠確認をとってから開催日を決める。
一番最初の大きな準備としては日時と出欠確認です。
返答が遅い人が必ず出てきます。
そういったときは、遠慮なく「出欠確認とってるから今返答をしてほしい」と言ってしまいましょう。
どうしても返答できない理由があるのであれば事前に言ってくれるはず。
後ほど紹介する、『調整さん』というサービスの活用をオススメします。
お店選びにひと苦労。日頃から使えそうなお店をチェックしておく。
普段お酒を飲まず、あまり外食もしない人が、いきなり飲み会で良いお店を引き当てるのは困難です。
日頃から様々なお店に行って自分の足で情報を集めるのが一番ですが、お金と時間をとられます。
定番ですが、『食べログ』を活用しましょう。
他には、自分の周囲で飲食店に詳しい人に聞いてみるのが良いでしょう。
想像もつかないような良いお店を教えてもらえることがよくあります。
当日も苦労。ドタキャンと遅刻の注意について
毎回遅刻やキャンセルをしてくる人には注意しましょう。
集合時間には余裕を持って。
コースの場合だと、欠席者分の支払いが発生してしまいます。
基本は席のみの予約でアラカルト注文が良いでしょう。
その際は、チャージ料金やメニューの料金を見て、大体の会費を参加者に伝えておきましょう。
遅刻してきた人の支払いの計算が非常に面倒になるので、
誰がどれくらい遅れてきたのかを記録しておいて、
「途中から来たのにこんなに払うの、、？」
と思わせないようにしましょう。
飲み会幹事が御用達！お店の予約や出欠確認向けツールとサービス
お店選びの定番！『食べログ』
出典：食べログ公式サイトより
『食べログ』は、今やホッ○ペッ○ーやぐ○○びを抑えて、一番の飲食店探しサービスではないでしょうか。
サイト内から予約が可能で、Tポイントの付与もあり。
個人的には食べログ評価が３．５以上のお店に外れはないとみています。
チャットで依頼！予約代行アプリ『ペコッター』
飲食店に予約する時、電話をかけるのが面倒ですよね。
開店時間が１６時と夕方であれば仕事中。
仕事終わりに電話すると忙しくてなかなか電話に出てもらえない。
人気店は予約がすぐに埋まってしまう。
そんな悩みを解決してくれる予約代行アプリが『ペコッター』です。
チャット形式でかわいいキャラクターに予約をお願いすると、代わりにお店に電話予約をしてくれます。
基本無料ですが、優先的に予約をお願いしたいときは課金をする必要があります。（１２０円〜５００円）
→予約代行アプリ『ペコッター』（iTunes AppStore プレビュー）
予約代行サービスはアプリのみの機能で、公式サイトではお店選びの相談に乗ってくれます。
公式サイト：https://pecotter.jp/
多人数での日程調整なら最強のサービス！『調整さん』
出典：調整さん公式サイトより
LINEやFBmessengerのグループで日程を決めるのは大変です。
会話に流れてしまうので、各人の予定を別で書き出さなければなりません。
そこで幹事に活用して欲しいWebサービスが『調整さん』です。
日程調整したい内容をタイトルにし、概要を書いて候補日を設定する。
あとはURLリンクを参加者に送るだけ。
参加者は自分のタイミングでいつ参加できるのかを記入すれば、
自動的に一番集まれる日が分かります。
会員登録の必要も無いので、非常にお手軽に利用することが可能です。
まとめ。幹事の評価は翌日以降の反応で分かる。
ここまで飲み会幹事が苦労する点とその対策、便利なツール・Webサービスを紹介してきました。
この記事を読んでくれた幹事の方が、
事前準備をしっかりして、当日楽しんで貰えれば幸いです。
飲み会がうまく行ったのか、自分のお店選び・立ち振舞いは良かったのか。
これは翌日以降の参加者の反応で分かります。
決して自分から、「昨日はありがとう！」などと送ってはいけません。
参加者から自発的に良い反応がなければ、楽しめなかったということです。
無言は優しさ。
厳しい評価を甘んじて受けて、次回に活かしましょう。
ABOUT ME
東京でひとり暮らしをしている社会人。
日々Excelなめなめと調整役の仕事に追われていますが、QOL向上に日々努めています。
